MDF-e em aberto trava a próxima viagem, e o encerramento feito pelo fisco não livra o emitente

Manifesto que ficou aberto não é pendência que espera quieta. Enquanto houver MDF-e sem encerramento, o sistema não autoriza um novo para a mesma placa, e o problema aparece na pior hora: quando o caminhão já está carregado para sair de novo.

A regra de encerramento está na cláusula décima quarta do Ajuste SINIEF 21, de 2010, que instituiu o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. O encerramento é o ato que estabelece o fim da vigência do documento e deve ocorrer ao término do último descarregamento descrito nele. Também é exigido quando há transbordo, redespacho, subcontratação ou troca do veículo ou do contêiner, na retenção imprevista e parcial da carga e quando entram novas mercadorias para a mesma unidade da federação de descarga.

O que trava a emissão seguinte, porém, não está no texto do ajuste. É regra de validação do sistema autorizador. A Secretaria de Fazenda de Minas Gerais registra que, enquanto houver MDF-e pendente de encerramento, não será possível autorizar um novo para a mesma combinação de veículo e unidades da federação.

01Trinta dias e o CNPJ inteiro para

Passado um mês, o bloqueio deixa de ser da placa e passa a ser da empresa. A Secretaria de Fazenda do Mato Grosso do Sul explica a rejeição 686, em vigor desde 2 de março de 2015 para o modal rodoviário: existe MDF-e não encerrado há mais de 30 dias para o emitente. Enquanto a pendência não for resolvida, nenhum manifesto novo é autorizado para aquele CNPJ.

A Receita Estadual do Rio Grande do Sul descreve o mesmo efeito e orienta transmitir o encerramento assim que o transporte terminar, sem prazo de folga.

02O fisco encerra, mas só depois e sem perdão

Existe encerramento de ofício. O parágrafo primeiro da cláusula décima quarta autoriza a administração tributária a encerrar o manifesto quando o contribuinte não o fez, ou quando entender conveniente. Em Minas Gerais, o processo automático alcança o MDF-e do modal rodoviário autorizado há mais de 60 dias e roda uma vez por dia.

A ressalva é o ponto que mais custa caro a quem espera. O próprio fisco mineiro registra que o encerramento automático não dispensa o emitente de encerrar suas prestações, e que as demais regras de validação continuam valendo. Ou seja, quem conta com o encerramento do Estado fica bloqueado durante os 30 dias do caminho, e segue sujeito à penalidade pela obrigação que não cumpriu.

03O tamanho da multa

A penalidade varia de estado para estado, e nem todos têm previsão específica. O Rio Grande do Sul tem. A Lei 6.537, de 1973, com a alínea acrescentada em 2020, pune quem não encerra o MDF-e depois do fim do percurso com multa de 5% do valor das mercadorias ou do preço do serviço, não inferior a 5 Unidades de Padrão Fiscal por evento não realizado.

Com a UPF gaúcha em R$ 28,3264 neste ano, o piso fica em R$ 141,63 por manifesto. Em carga cheia, os 5% passam disso com folga. Para efeito de comparação, deixar de emitir o manifesto custa o dobro na mesma lei: 10% do valor, com piso de 30 unidades.

04Quando o manifesto é de outra empresa

Até o fim de 2023, quem estava com a placa travada por um manifesto emitido por outra transportadora só podia cobrar. Isso mudou. O parágrafo terceiro da cláusula décima quarta, incluído pelo Ajuste SINIEF 45 de 2023, permite que o transportador declarado no documento faça o encerramento quando o emitente não providenciou, assumindo os efeitos jurídicos do evento.

A obrigação primária continua sendo de quem emitiu. O que a regra abriu foi uma saída para o caminhão que está parado por pendência alheia, e essa saída tem preço: quem encerra responde pelo que declarou.

05Como achar os que ficaram para trás

A consulta é centralizada. O Portal Nacional do MDF-e tem o serviço Consulta Não Encerrados, que devolve, a partir do CNPJ do emitente com 14 dígitos, os manifestos autorizados e ainda abertos, com o protocolo de autorização de cada chave de acesso. É esse protocolo que o emissor pede para registrar o evento de encerramento.

O acesso exige certificado digital e alcança os manifestos autorizados por qualquer CNPJ ligado à raiz do certificado, o que resolve a conferência de matriz e filiais de uma vez. A orientação está publicada pela Secretaria de Fazenda do Paraná.

No encerramento, o emissor pede a data e o município em que o transporte terminou. A conferência periódica dessa lista custa alguns minutos por semana e evita a única versão cara do problema, que é descobrir a pendência com a carga em cima do caminhão.